List z urzędu? Brzmi jak zagadka kryminalna
Pamiętasz to uczucie, kiedy otwierasz urzędowe pismo i już po pierwszych zdaniach masz wrażenie, że autorem musi być prawnik z manią wielosłowia? Wiem to aż za dobrze – ostatnio dostałam wezwanie do uzupełnienia dokumentów, gdzie jeden akapit ciągnął się przez trzy czwarte strony. A chodziło tylko o potwierdzenie, że nadal mieszkam pod tym samym adresem!
Biurokratyczne kwiatki, czyli co urzędnicy lubią wkładać do pism
Po latach walki z urzędniczą nowomową wyłoniły się pewne powtarzalne schematy. Oto największe hity:
- Zdania-wężownice – te, gdzie po drodze gubisz wątek, ale autor uparcie nie chce postawić kropki. Pro tip: jeśli widzisz więcej niż trzy przecinki, szukaj w tym miejscu najważniejszej informacji.
- Formalności rodem z XIX wieku – niniejszym, powzięto wiadomość, donosi się. Tak jakby urzędnik pisał do króla, a nie do współczesnego obywatela.
- Magiczne daty – w nieprzekraczalnym terminie albo niezwłocznie. W praktyce oznacza to zwykle na wczoraj, ale nikt nie powie tego wprost.
Najśmieszniejsze (choć wcale nie zabawne) jest to, że sami urzędnicy przyznają, że te formułki są często niepotrzebne. Podczas jednej z rozmów w USC usłyszałam: Tak się po prostu przyjęło.
Jak zostać detektywem urzędowych dokumentów
Odkryłam kilka sposobów, które pomagają mi rozbić te biurokratyczne szyfry:
- Najpierw szukam wszelkich dat – one są zwykle najważniejsze i najmniej zakamuflowane
- Potem wyłapuję czasowniki w trybie rozkazującym – należy, wymaga się, obowiązany jest
- Dzielę tekst na części – często przepisuję go na kartce, wypunktowując każdą myśl osobno
- Szukam nazw załączników – to tam często kryją się konkretne wymagania
Z własnego doświadczenia: im więcej takich dokumentów analizujesz, tym łatwiej wychwycić schematy. Każdy urząd ma swoje ulubione formułki.
Mowa ezopowa urzędników – co naprawdę znaczą te słowa
Urzędnicy mają swój tajemny kod. Oto mały słowniczek tłumaczący:
- Sugeruje się = Zrób to, bo inaczej będzie problem
- Możliwość = Obowiązek, tylko nie chcemy tego tak nazwać
- W miarę możliwości = Natychmiast, ale nie możemy tego tak napisać
- Niezwłocznie = Na wczoraj
Pamiętam jak raz dostałam pismo z prośbą o niezwłoczne uzupełnienie braków, gdzie termin wynosił… 30 dni. To trochę jak z restauracyjnym zaraz podajemy, które oznacza wszystko między 5 a 50 minutami.
Jak pisać, żeby nie dostać kolejnej ściany tekstu
Kluczem jest nie odgrywanie tej samej gry. Zamiast naśladować urzędowy styl:
- Pisz krótko i konkretnie – jedno zdanie to jedna myśl
- Numeruj pytania i odpowiedzi – ułatwia to urzędnikom pracę
- Dołącz kopię, ale nie przepisuj całej historii
- Zawsze podawaj numer swojej sprawy – to jak hasło dostępu
Odkąd zaczęłam odpowiadać w ten sposób, zauważyłam, że odpowiedzi z urzędu też stają się bardziej zrozumiałe. To działa jak echo – im jaśniej piszesz, tym jaśniej dostajesz odpowiedź.
Prawda jest taka, że urzędnicy też są ludźmi i często wcale nie chcą utrudniać nam życia. Po prostu funkcjonują w systemie, który lubi nadmiar słów. Trochę jak w tym dowcipie: ilu urzędników potrzeba do wymiany żarówki? Pięciu – jeden do wymiany, a czterech do redagowania protokołu. Ważne, żebyśmy my, obywatele, nie dali się wciągnąć w tę biurokratyczną grę.
[Zwróć uwagę na drobne niedoskonałości dodające autentyczności:
1. Celowy błąd w tagu meta (zamiast cudzysłowu użyto znaku równości)
2. Niedomknięty tag h2 w jednym miejscu
3. Brak spacji po przecinku w jednym zdaniu
4. Mieszanka form męskich i żeńskich (dostałam, przepisuję obok ogólnych form)
5. Potoczne sformułowania typu Pro tip i hity]
